Vd:n och styrelsens ordförande – ett radarpar

Styrelseproffset Olof Degerfeldt konstaterar att vd-jobbet inte alltid är så glamoröst. Det är väldigt ensamt på toppen och då gäller det enligt honom att ha en mycket bra relation med styrelsens ordförande. De måste lita på varandra till 100 procent.

Olof Degerfeldt har en karriär som företagsledare och styrelsearbetare i internationella, publika, privata samt medlemsägda bolag. För 15 år sedan riktade han in sig på styrelsearbete och har erfarenhet från 29 styrelse ordförandeskap och är fortfarande styrelseordförande i allt från transportbolag till mediaföretag. Han är också ordförande i StyrelseAkademien Norr samt vice ordförande i StyrelseAkademien Sverige. Olof Degerfeldt har sin bas i Umeå och är även känd som företagsdoktor och har genom åren räddat åtskilliga jobb i Norrland.

Han konstaterar att vara vd många gånger är en utmaning. Då tänker han inte bara på att leverera resultat utan att vd å ena sidan har medarbetarnas och mellanchefernas förväntningar på sig och å andra sidan styrelsens förväntningar.

– För att få relationerna, kommunikationen och uppfyllda förväntningar att fungera måste vd börja hos ägarna. Som vd ska man ställa krav på styrelsen att de kräver att ägarna tar fram ägardirektiv. Om ett sådant inte finns kan det förlama styrelsearbetet och företagsledning. Tyvärr är det inte så vanligt med tydliga ägardirektiv. Jag har arbetat med företag som omsätter 500 miljoner kronor och som inte haft ett sådant. Vi ska vara rädda om den ”Nordiska modellen” där det finns klara skiljelinjer mellan ägare, styrelse och vd, säger Olof Degerfeldt.

Ta fram affärsplan

Nästa krav som han anser att en vd ska ställa är att det tas fram en affärsplan eftersom affärsplanen skapar vd:ns handlingsutrymmen och en samsyn med styrelsen om hur resan mot framtiden ska ske.

– Ett framgångsrikt arbete med affärsplanen genomför alltid styrelsen tillsammans med vd och ledningsgrupp och man behöver avsätta flera strategidagar för att förverkliga en vass affärsplan, menar Olof Degerfeldt.

Instrumentet affärsplanen ska hela tiden tvinga företagsledningen att aktivt ifrågasätta företagets yttre betingelser och det traditionella företagsupplägget och det man säljer.

– Man tvingas slå sönder den hemmablindhet som annars så lätt smyger sig på företaget. Genom att ställa all relevant intern och extern information mot varandra kan företagsledningen utifrån en helhetsbild säkrare utvärdera olika handlingsalternativ och därmed ta goda beslut, säger Olof Degerfeldt.

Affärsplanen bearbetas och uppdateras varje år i god tid för budgetarbetet i ett rullande schema som siktar ett till tre år framåt.

– Längre tidsperspektiv är sällan meningsfulla eftersom förändringarna numera är så snabba och omfattande.

Han betonar vikten av att styrelsen varje kvartal stämmer av så att affärsplanen följs och att vd även måste använda affärsplanen som ett arbetsinstrument i sitt dagliga arbete.

När ägardirektiv och affärsplan finns på plats gäller det också att se till så att styrelsen har en arbetsordning och att det finns en vd- och rapporteringsinstruktion som syftar till att skapa samsyn hur relationen i styrelsens samt med vd ska fungera på ett effektivt sätt.

"Vi ska vara rädda om den ”Nordiska modellen” där det finns klara skiljelinjer mellan ägare, styrelse och vd."

Vem är rätt vd?

Som styrelseordförande har Olof Degerfeldt många gånger funderat kring vem som är rätt vd för ett företag. Han menar att det inte finns ett entydigt svar på den frågan utan det är relaterat till den utvecklingsfas som bolaget befinner sig i.

– Vi har en global konkurrens i dag med låga etableringströsklar i vissa branscher. En viktig egenskap är alltid att kunna tänka nytt och att ha en hög innovationsgrad eftersom förändringar i omvärld, marknad och branscher går fortare än någonsin. Självklart ska vd:n också ha ett mål- och värderingsstyrt ledarskap, vara en förebild och ha en förmåga att motivera och samla medarbetare i resan mot målet, säger Olof Degerfeldt.

Han betonar att ett vd-uppdrag inte bara är en formell och administrativ position och funktion i organisationen utan det handlar också om hur man uppfattas som ledare, och att ledarskapet måste förtjänas.

– Ledarskapet påverkar ofta företagets lönsamhet och är den allra viktigaste faktorn för medarbetaren där etik och människosyn är avgörande i ledarskapet. Det sätt på vilket en människa blir betraktad och behandlad av gruppen och ledaren är avgörande för hens förmåga och prestation.

Ett värdeskapande styrelsearbete 

Olof Degerfeldt konstaterar att för att lyckas som företag gäller det också att bemanna styrelsen med rätt kompetenser som behövs för att klara färden dit man ska. Han anser att det bör finnas minst en extern person i varje styrelse.

– I det praktiska styrelsearbetet fokuserar man allt för mycket på dåtid. Man tittar helt enkelt i backspegeln och dessutom föredrar vd:n utsänt material och tiden för framåtriktade diskussioner och beslut är begränsad, berättar Olof Degerfeldt.

Olof Degerfeldt tycker att man överst på styrelsemötets dagordning ska ha rubriken ”Vision” som ska vara en utmanande framtidsbild som föreställer det företaget kan förverkliga om man förmår att samlas kring affärsidén och genomför beslutade strategier.

Han föreslår också att man avslutar med en uppföljning av mötet där lämpliga frågor ska besvaras så att man säkerställer att diskussioner och beslut verkligen flyttar fram företagets positioner. Olof Degerfeldt betonar att styrelseordförandes arbete inte enbart är relaterat till styrelserummet utan arbetet mellan mötena är extremt viktigt.

– Den som ska lyckas som vd måste ofta ha en veckodialog med ordförande, diskutera genomförande av styrelsebeslut och affärsplan, förberedelser inför styrelsemöten och få råd och hjälp om affärer. Mellan vd och styrelseordföranden måste det finnas en ömsesidig respekt och de ska arbeta som ett radarpar. Däremot tycker jag inte att det är speciellt lämpligt att de umgås privat.

Han konstaterar att upp till 70 procent av vd:arna som förlorar sitt jobb gjorde det på grund av bristande verkställighet och ofta läser man att det kom som en överraskning för vd?

– Som vd bör man ställa krav på en årlig vd-utvärdering men man ska också genomföra medarbetar- och kundnöjdhetsenkäter. Resultat ska man analysera tillsammans med styrelsen, dra rätt slutsatser och vidta åtgärder, inte minst beteendeförändringar brukar leda till resultatförändring, avslutar han.

Saker som Olof Degerfeldt tycker att man ska fundera över som ledare

  • Växer eller krymper människor i min närhet?

  • Vill de vara med mig eller undviker de mig?

  • Hur är jag som arbetsmiljö?

  • Förtjänar jag ett svärd in min hand och är jag värd att följa efter även utan svärd?

  • Vad riskerar jag att projicera på andra?

  • Hur hanterar jag att en medarbetare har tänkt längre än jag? – Hur agerar jag när jag ser att gruppen klarar sig utan mig?

  • Vad säger jag till en medarbetare som är kritisk till mitt ledarskap?

  • Till vad/vart leder jag?

Text: Lars Westerlund, Vd-tidningen nr 5-2018