Från kris till kraft – när styrning blir avgörande

För styrelseordföranden Karin Bodin blev det startskottet på en intensiv resa, präglad av handlingskraft, lärdomar och en djupgående förändring av både arbetssätt och styrning.
– Det var egentligen inget att tveka om. Vi i styrelsen sa direkt, vi ska bygga upp verksamheten igen, berättar Karin Bodin.

Kamp mot klockan

Branden startade sent på kvällen och redan klockan nio morgonen därpå samlades styrelsen digitalt.
– Det första mötet handlade om att förstå läget, att ingen hade skadats och vad som faktiskt hade hänt. Men vi var också snabba med att sätta en tydlig riktning.

Vi fokuserade på tre saker, att ta hand om medarbetarna, få ut varor i brödhyllorna och planera återuppbyggnaden.
– Vi behövde något enkelt att samlas kring. De tre perspektiven skapade struktur i kaoset.

Beslutet att kommunicera ambitionen externt fattades omedelbart. Bara timmar efter styrelsemötet gick Karin Bodin ut och deklarerade att Polarbröd skulle resa sig igen.
– En timme senare berättade jag det för våra medarbetare som stod samlade utanför skidbacken i Älvsbyn, samtidigt som Radio Norrbotten direktsände. Då fanns det ingen återvändo.
– Det var nog det enskilt viktigaste beslutet. Det skapade en enorm tydlighet, både internt och externt.

Tid viktigare än perfektion

En avgörande insikt tidigt var att tiden var den mest kritiska faktorn.
– Ju längre vi skulle vara borta från marknaden, desto svårare skulle det bli att komma tillbaka. Det påverkade alla våra beslut.

Det innebar också att etablerade processer fick stå tillbaka. Projektering och byggnation genomfördes parallellt, något som normalt undviks.
– Det ökade kostnaderna, men vi vann tid. Och i det här läget var det rätt prioritering.

Trots pandemin och störningar i leverantörsledet hölls tempot uppe.
– Vi tillät inte att det blev ett hinder. Det fanns en enorm kraft i engagemanget, från medarbetare, partners och hela regionen.

En styrelse att luta sig mot

En viktig förutsättning för att kunna agera snabbt var att styrelsen redan var väl sammansvetsad.
– Vi hade en bra blandning av kompetenser och lång erfarenhet av att arbeta tillsammans. Det skapade trygghet i besluten.

Arbetssättet blev snabbt mer agilt, med täta möten och korta beslutsvägar.
– Det fanns inte tid att analysera allt i detalj. Vi behövde fatta beslut och röra oss framåt. Det var en ständig kamp mot klockan.

Vikten av att ta hjälp

Ett tydligt råd från Karin Bodin till andra styrelser i kris är att tidigt ta in extern expertis.
– Jag blev kontaktad av en styrelseledamot i ett bolag som också drabbats av brand. De hade fastnat i att göra ingenting i tre månader. Hans råd var tydligt, ta rätt hjälp direkt.

Polarbröd agerade snabbt och tog in extern juridisk kompetens samt arbetade nära sitt försäkringsbolag.
– Det gav oss både struktur och trygghet. I en sådan här situation behöver man inte uppfinna allt själv.

En mer professionell styrning

Krisen har också satt tydliga spår i hur bolaget arbetar i dag, inte minst när det gäller styrelse- och valberedningsarbete.
– Vi har blivit mer strukturerade och självkritiska. Tidigare kunde vi göra saker på volley, idag är allt betydligt mer genomarbetat. Arbetet med styrelseutvärderingar har fördjupats, och vårt behov av kompetens analyseras mer systematiskt. Vi ringer runt och pratar med ledamöterna: Vad saknar vi? Vad har vi för mycket av? Det gäller både kompetens och mångfald.

Valberedningen, som i dag består av personer nära familjen, kan framöver kompletteras med extern kompetens.
– Det är en viktig funktion som vi ser stor utvecklingspotential i.

En resa som fortsätter

I dag är Polarbröd tillbaka i produktion, men återhämtningen sker stegvis.
– Vi bygger upp kapaciteten i takt med efterfrågan. Det måste finnas en balans, vi kan inte göra allt på en gång.

Samtidigt är det kanske inte produktionen i sig som är den största lärdomen, utan vad organisationen visade sig kapabel till.
– Vi har sett vilken kraft som frigörs när människor får ett tydligt mål och möjlighet att bidra. Det är en insikt vi bär med oss framåt, avslutar Karin Bodin.

Text och publicering: Maria Hamqvist