Styrelseexperten svarar september 2020

Fråga:

Hej, Nils-Erik! Vid en kort information du hade för vår styrelse nyligen, gav du en del bra tips. Du pratade om t ex om dokumentation av beslut. Jag glömde att notera. Vad var det du sa egentligen?

Svar:

Jo, det var en kort information. Det jag hann/ville säga om detta var ungefär så här:

Enligt Aktiebolagslagen måste man föra protokoll så snart man har ett styrelsesammanträde.
Men vad är det som kan hända med protokollförda beslut som tas på flera på varandra följande sammanträden?

Jo, vid nästa möte står det på föredragningslistan en punkt om ”föregående mötes protokoll”. Och det är ju ok att DET protokollet följs upp, men vad händer om beslut enligt protokoll dess för innan av olika skäl inte genomförts/följts upp av styrelsen? Risken finns då att de glöms bort, inte minst av styrelsen.

Så mitt definitiva tips, som jag praktiserat/ar i ”mina” styrelser i olika sammanhang:

1. Förteckna styrelsebeslut i en beslutslista, vilket jag tycker sekreteraren skall ansvara för i samband med protokollsskrivningen. När protokollet är justerat skickas det och beslutslistan direkt till ledamöterna
2. I samband med en summarisk genomgång av föregående mötes protokoll vid kommande styrelsemöte, går man också i detalj igenom beslutslistan för att se vilka tidigare beslut som är genomförda respektive vilka som hänger kvar av olika anledningar.
3. De beslut som fortfarande inte är genomförda står kvar på listan och fliken i Excel kan döpas till ”Ej utfört”
4. De beslut som är genomförda kan alltså i samförstånd strykas, men det finns givetvis möjlighet att alternativt flytta dessa till en annan flik i ex v Excel döpt till ”utfört” eller motsvarande.

Vad vinner bolagsstyrningen med detta förfarande? Jo, styrelsen håller sig uppdaterad och VD får ett smidigt instrument för att genomföra styrelsebeslut.

Nils-Erik