Onboarding i styrelser – vem tar ansvar för att värdet skapas från dag ett?

Ett underskattat problem i styrelserum

Det är inte ovanligt att nya styrelseledamöter själva beskriver att det tar upp till ett år innan de känner att de kan bidra fullt ut. Under den tiden sitter de med i diskussioner, fattar beslut och bär ansvar utan att ha hela bilden.

I en tid där förändringstakten är hög, och där frågor som geopolitik, AI, cybersäkerhet och hållbarhet kräver snabba och välgrundade beslut, är det en ineffektivitet vi inte har råd med.

Onboarding i styrelser är därför inte en administrativ fråga. Det är en strategisk fråga.

Vem ansvarar för onboarding?

Det korta svaret är: alla inblandade.
Det viktiga svaret är: inte på samma sätt eller ens samtidigt.

I min roll som valberedare brukar uppmana kandidater som är föreslagna som nya styrelseledamöter att om de inte erbjuds en bra onboarding, då behöver de själva ta initiativet. Det räcker inte att i efterhand konstatera att det tog tid att komma in i styrelsearbetet.

Men ansvaret börjar inte där. Det är bolaget, genom styrelseordförande och vd, som sätter tonen. Det är också bolaget som har valt in ledamoten och som har ett tydligt egenintresse av att kompetensen snabbt kommer till nytta.

De bästa styrelseledamöterna väntar inte på att bli inbjudna, de engagerar sig. Men för att den nyfikenheten ska ta fart krävs att någon öppnar dörren, visar vägen och sätter tonen.

Från information till förståelse

Många onboardingprocesser består i dag av material så som presentationer, rapporter och styrdokument. Det är viktigt men inte tillräckligt.

För att en ny ledamot snabbt ska kunna bidra krävs en verklig förståelse för affären.

Det handlar om att:

• Träffa och samtala med ledningsgruppen

• få insyn i de frågor som verkligen är avgörande

• besöka verksamheten ute på fältet och se hur strategin omsätts i praktiken

I mina intervjuer med vd:ar hör jag ofta en tydlig besvikelse om att styrelseledamöter inte i tillräcklig utsträckning engagerar sig i verksamheten. Besök i lager, lokalkontor, internationella enheter eller relevanta branschforum prioriteras inte.

Det är därför avgörande att hjälpa nya ledamöter över den första tröskeln.

Ett delat – men tydligt – ansvar

En effektiv onboarding bygger på ett samspel:

• Styrelseordförande och vd behöver aktivt skapa förutsättningar som att öppna dörrar, initiera dialoger och prioritera tiden

• Styrelseledamoten behöver ta eget ansvar och vara nyfiken, ställa frågor och söka förståelse

  De bästa ledamöterna väntar inte på att bli inbjudna utan engagerar sig. Men för att den nyfikenheten ska ta fart krävs ofta att någon öppnar dörren. Och det är där bolaget måste börja.

Checklista: Så skapar du en effektiv onboarding i styrelsen

För styrelseordförande och vd

• Säkerställ att onboarding startar innan första styrelsemötet

• Prioritera dialog framför material - möten med ledningsgruppen är avgörande

• Ge tillgång till verksamheten: besök, kundperspektiv och nyckelprocesser

• Tydliggör de viktigaste strategiska frågorna och riskerna

• Följ upp efter 3–6 månader: vad saknas för att ledamoten ska kunna bidra fullt ut?

För nya styrelseledamöter

• Ta eget initiativ och vänta inte på att bli inbjuden

• Boka egna möten med vd och nyckelpersoner

• Besök verksamheten tidigt för att förstå affären på riktigt

• Ställ frågor tills du förstår (och några till)

• Reflektera över hur du snabbast kan bidra utifrån din kompetens

För valberedningen

• Säkerställ att det finns en plan för onboarding innan årsstämman

• Följ upp hur onboarding faktiskt fungerar i praktiken i era intervjuer med ledamöterna

• Se onboarding som en del av styrelsens effektivitet

Från startsträcka till värdeskapande

Ju snabbare en ny ledamot förstår verksamheten, desto snabbare blir hen en bättre beslutsfattare och en starkare ambassadör för bolaget.

Att låta onboarding ta ett år är inte försiktighet.
Det är ineffektivitet.

Och det är ett ansvar vi delar, men som måste börja någonstans.

Välkommen till Styrelseakademien

Avslutningsvis vill jag också passa på att hälsa alla nya styrelseledamöter i Styrelseakademiens lokala föreningar varmt välkomna.

Ni kliver in i en spännande tid både för styrelsearbetet i stort och för Styrelseakademien. Vi har en viktig roll att spela framåt, och tillsammans kan vi göra skillnad och skapa värden.

Tillsammans med vår Styrelseordförande Gunilla Öhman vill vi bjuda in er till en gemensam onboarding för nya styrelseledamöter inom Styrelseakademien, där vi delar hur vi arbetar, våra prioriteringar framåt och hur vi tillsammans kan stärka organisationen.

Ni är också varmt välkomna att besöka oss i Styrelseakademien Sverige, vi ser fram emot att träffa er.

Suzanne Sandler, vd, Styrelseakademien Sverige